Veelgestelde vragen over de CENDARI Archival Directory


Kunnen gebruikers zelf beschrijvingen toevoegen, en zo ja, wat voor beschrijvingen?


Gebruikers die niet ingelogd zijn in de CENDARI Archival Directory kunnen de databank alleen bekijken. Een gebruiker kan alleen archiefbeschrijvingen toevoegen als hij/zij een DARIAH-account heeft en de toestemming heeft gekregen om records toe te voegen. Dankzij deze rol als ‘contributor’ kan een gebruiker beschrijvingen lezen, creëren en aanpassen. Het verwijderen van records is niet toegestaan, evenmin het toevoegen van records van een instelling die nog niet in het systeem zit. Bij het toevoegen van records moeten de richtlijnen van de International Council on Archives (http://www.icacds.org.uk/eng/home.htm) gevolgd worden.

Als een gebruiker beschrijvingen wil toevoegen en deze toegankelijk wil maken voor de andere gebruikers van de Archival Directory, moet hij contact opnemen met een ‘editor’. Deze zal dan de rol van mentor opnemen en de kwaliteit van het aangeboden materiaal checken. Na deze controle zal de status van de beschrijving van ‘draft’ naar ‘published’ veranderen. Een gebruiker met de rol van ‘editor’ kan ook records aanmaken voor archiefinstellingen.



Heeft CENDARI overeenkomsten met de archieven en bibliotheken in verband met het delen van records?


CENDARI heeft geen specifieke overeenkomsten met erfgoedinstellingen (archieven, bibliotheken of museums). Instellingen en gebruikers kunnen beschrijvingen toevoegen aan de Archival Directory, als ze de richtlijnen van de International Council on Archives respecteren. Gebruikers die records willen toevoegen zijn zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van de nodige rechten.


Zullen er vertalingen gemaakt worden van de beschrijvingen?


Helaas zullen er geen vertalingen gemaakt worden. Daarom is het interessant om je bij het zoeken niet tot één taal te beperken. Als je op zoek bent naar records in een bepaalde taal, is het aangewezen zoektermen in de taal in kwestie te gebruiken.


Is het mogelijk om te zoeken op periode?


Dit is momenteel nog niet mogelijke, maar deze functie zal later worden toegevoegd.


Waarom zijn de labels ‘Subjects’ en ‘Places’ niet altijd overal toegepast?


Alle beschrijvingen zijn manueel ingevoerd. Elke invoerder besliste afzonderlijk welke labels werden toegevoegd. Daarom zijn de categorieën ‘Subjects’ en ‘Places’ niet overal ingevuld. Gebruikers kunnen wel zelf de categorieën invullen als ze dit nuttig achten. Dit kan door te klikken op de ‘edit’-knop onderaan de beschrijving en vervolgens op ‘access points’, waarna deze velden kunnen ingevuld worden. Het kan enkele seconden duren vooraleer de onderwerpen en plaatsen beschikbaar zijn in het systeem. Na het manueel invoeren of uit de lijst selecteren van de juiste termen, bewaar je de aangevulde beschrijving door de klikken op ‘Save’ onderaan de pagina.


Waarom is er geen hiërarchische zoekboom aanwezig?


Hiërarchische zoekbomen vereisen vooraf vastgestelde taxonomieën die door de gebruikers overeengekomen zijn. Deze werkwijze is niet mogelijk in het geval van CENDARI, dat werkt vanuit een meer open benadering waarin gebruikers zelf hun onderwerpen en plaatsen kunnen benoemen, afhankelijk van hun noden. Ze kunnen ook zelf nieuwe termen toevoegen (zie vorige vraag).


Waarom lijkt er geen hiërarchie te zijn in de beschrijvingen (op het niveau van het fonds, subfonds of items)?



De software van de Archival Directory laat het niet toe om een hiërarchie te creëren wanneer ze zijn gecreëerd door verschillende auteurs. Bijgevolg staan fondsen, onderdelen van fondsen en items op hetzelfde niveau in de zoekresultaten. Het is dus aangeraden om alle beschrijvingen van een bepaalde instelling te bekijken als men een volledig overzicht wil krijgen.

Wanneer een gebruiker zelf nieuwe records wil toevoegen, kan hij wel een hiërarchische orde toevoegen. Start in dat geval op het hoogste niveau, en ga naar het veld ‘Add new child levels’. AtoM zal dan automatisch de hiërarchie toevoegen. Nadien kunnen de beschrijvingen van de onderliggende niveaus gecreëerd worden.